仕事の内容・仕方が急激に変化し、労働力の不足問題や新人・若手社員の早期離職が問題となっている現代において、新人教育の在り方が重要視されています。
1 新人教育の重要性・目的
重要性
現在、多くの職場では慢性的な労働力不足により、上司や先輩社員が業務に忙しくなり十分な教育ができないという状況になっています。そのため、新人の離職が増加しています。
また、ビジネスが複雑で変化のスピードも速く、新人でも自分で考えて行動するというスキルが必要となっています。そのため、新人教育が重要となっています。
目的
新卒の場合は最初に学生と社会人との区別を、学生とは大きく異なる部分をしっかり教えることで学生気分を早く脱却させることができます。 そして、仕事をする意義ややりがいなどを本人に感じさせることが大切です。
なぜこの仕事をするのか・この業務はどのような仕事につながっているのかなどの背景や仕事をする意義を伝えることが新人のモチベーションアップにつながります。
そして、早期離職を防ぎ、また自分で考えて動くことができる積極的な社員を育てることが目的となっています。
2 新人教育のポイント
2-1 仕事の内容・背景を伝える
ただ仕事の作業内容を教え、それをさせているだけでは本人がやりがいを感じることができずにモチベーションが下がってしまいます。
今やっている仕事が「どんな仕事・業務で」「どんな意味のある仕事」なのか最初にわかっていると自分が会社にとってどんな存在なのかを理解することができ、モチベーションの維持に繋がります。
2-2 実演し、実際に業務をやらせてみる。
業務内容の説明が終わったら実際に業務に取り組ませます。
教える人がお手本をみせてその後新入社員に業務を取り組ませます。このときのポイントは事前にマニュアルを準備してそれに沿って自身で考えながら行うことが重要です。
そうすることで、より記憶に刷り込ませることができます。また、新人の得意・不得意も見えてくるようになります。
2-3 評価を行う。
初めてやる仕事なので、失敗することは当たり前という前提で見ることが大事です。
どこができていないか指摘し、次回以降できるようにすることは大切ですが、できていたことを評価することも大切です。
そうすることで、向上心が持ちモチベーションが上がっていくようになります。また、評価した後に出来ていなかった部分を教えることで素直に受け止めてくれるようになります。
出来ていないところを指摘・責めるような形ではなく、どのような対応をしたらいいかアドバイスするとより受け入れてくれるようになります。
2-4 確認を行う。
覚えているか言葉に出して説明させることでおぼえているかの確認をしましょう。
人は言葉に出して説明することでもう一度確認をすることができます。そして、質問があった場合は丁寧に教えてあげることが重要です。
今後の仕事のモチベーションにもつながっていきますので、慣れるまで根気よく教えていくことが大切です。
3 新人教育の方法
3-1 Off-JT（職場外研修）
Off-JTとは職務現場を一時的に離れて行う教育訓練です。
具体的には、外部の講師を招いて行う企業内集合研修や外部スクール、セミナーへの参加、通信教育やe₋ラーニングなどを指します。
メリットは学習すべきポイント（概念・フレームワークなど）を研修カリキュラムに意図的に組み込める点と専門の指導者が行うので社内の指導者の時間的コストを削減することができる点です。 特にビジネスマナーなどは社会人として必須のスキルなので、自社ではなく外部研修で学ばせるという会社が多いです。
外部研修は短いもので1日、長いもので2ヶ月など様々な形式があるので会社のスケジュールに合わせて利用するようになります。
3-2 OJT（職場内研修）
OJTとは実際の職務現場で業務を通して行う新人教育のことです。
メリットは受講者に応じたカリキュラムを作成できる点と実際の業務の中で指導を受けるため、学びをすぐに実務で活用できる点です。またOff-JTに比べて金銭的コストが低い点も魅力の一つです。
会社では様々な部署を一定期間研修させることで新人の適性を見ていくことがあります。 特に総合職で入社した社員はこの傾向にあるようで、いろんな部署に異動になりながら会社の仕組みを学んでいきます。
3-3 集合研修
集合研修とは、多くの人を集めて行う対面型の研修で、現在、多くの企業が採用しています。
配属する部署で行うのではなく、別の場所に集めて人事部などが研修を行います。
この研修のメリットは、研修内容に不明点や疑問点があったらその場で質問し解決できることと他の社員と交流を深める機会になり一体感を持って研修を受けられます。
デメリットは、時間的コストと人的コストがかかることです。会場となる場所の確保や遠方の社員を呼んで行う場合、移動費や宿泊費などの費用がかかります。
3-4 オンライン研修
インターネット回線と端末を使用し、離れた場所から参加する研修がオンライン研修です。
オンライン研修には大きく二つのパターンがあります。録画した動画を視聴するタイプと、リアルタイムで受講するタイプがあります。
録画した動画を見るタイプは、いつでも映像を視聴できるため、参加者は時間の制約を受けません。リアルタイムで受講するタイプは、Web会議ツールなどを使用し、講師がいる会場にアクセスして研修を進めます。講師と参加者は、ネットを通してのやり取りが可能です。
働き方の多様化や災害時対策などの観点から、オンライン研修を導入する企業が増えています。
オンライン研修のデメリットは、技術面の研修で実践しながらの研修が難しく、視聴のみになってしまうため、技術の取得は難しくなります。また、集合研修と違って周りに他の受講生や講師と一緒に受講できないため、緊張感やモチベーションを維持しながら研修を受けるのが難しくなります。
3-5 メンター制度
メンター制度とは、新入社員と年の近い先輩社員や社歴が近い先輩社員が支援サポートにつき、お互いの成長を目標とした制度になります。
OJT制度と異なり、同じ部署の先輩ではなく他部署の利害関係がない先輩社員がパートナーになります。先輩社員の選定で、個人的なキャリア形成や問題解決など、私的な問題を含めて相談にのることがあるため、面談などのコミュニケーションスキルや人間関係を構築できるスキルを持っているかどうか重要になります。
メンター制度のメリットとして、新入社員は気軽にコミュニケーションを取れる先輩がいることで職場になじみやすくなり、早期離職の防止にもつながります。また、先輩社員もあらためて自分自身を見つめ直したり学び直したりするなど、多様な考え方や視点を身につけるきっかけにもなります。
デメリットは、お互いの相性が悪い場合、ストレスを感じ仕事へのモチベーション低下へとつながります。また、新入社員の支援につく先輩社員側の負担を考慮し、事前に候補となる先輩社員だけでなくその上司ともよく話し、メンターとして行ってほしいことを具体的にしておく必要があります。
4 まとめ
人材育成は企業を発展させるためには必要不可欠ですが、その目的は対象となる社員や自社の現状によっても異なります。
適切な人材育成を行うためには、まずは自社の課題を明確にしたうえで、それを解決するためにどのような人材育成が必要か、自社に合っている教育方法は何かを考えていきましょう。
また、新入社員の教育は職場全体で行うものなので、上司を中心に受け入れ態勢を構築し、職場全体で協力しあってできる環境づくりを行いましょう。